Ako trebate napraviti bilo što,to jeprimamljivo vidjeti Excel kao zadano spremište: uostalom, to je samo mali popis stavki za vas ili nekoliko bliskih kolega.
Možda vam treba nešto sofisticiranije, poput formula za izračune ili makro programiranje za automatizaciju prikupljanja i obrade podataka.
Nažalost, lakoća s kojom možete započeti rad u programu Excel ili konkurentskom programu za proračunske tablice također je jedan od najvećih problema. Ono što započinje kao mali projekt u Excelu, prerasta u nešto masovno, u kojem se trenutku također možete suočiti s problemima brzine i stabilnosti ili čak razvojnim problemom koji ne možete riješiti.
Nadalje, zadaci upravljanja velikim podacima često predstavljaju značajne izazove, kao što su organizacija, implementacija, klasifikacija datoteka, upravljanje bazama podataka, suradnja korisnika i još mnogo toga. Sve što je potrebno za razbijanje strukture baze podataka je postavljanje podataka na pogrešno područje, nedosljedno tipkanje podataka ili čak dvoje ljudi koji rade na istom listu. Nekoliko stvari može poći po zlu, uzrokujući vremenska kašnjenja i mogući gubitak podataka.
Ovaj članak objašnjava najčešće probleme koji se javljaju pri korištenju Excel proračunskih tablica, kako ih riješiti i kada je bolje da se usudite i prijeđete na bazu podataka.
Broj 1: Excel višekorisničko uređivanje
Kad Excel sustavi rastu organski, brzo naletite na probleme kada jedan korisnik otvori radnu knjigu u bilo koje određeno vrijeme, a drugoj osobi se kaže da je već otvorena. Drugi korisnik može otkazati, pričekati ili pogledati verziju samo za čitanje. Excelovo obećanje da će vas obavijestiti kad druga osoba izađe iz radne knjige je kocka jer ne provjerava status toliko često i možda vas nikada neće prosvijetliti. Čak i ako se dogodi, netko drugi mogao bi se prijaviti i otvoriti datoteku prije vas.
Da biste izbjegli pojedinačne korisničke efekte, možete koristiti Excel Online (skraćena verzija temeljena na webu) ili uključiti Dijeljene radne bilježnice značajka. Evo kratkog vodiča o dijeljenju proračunske tablice.
- Otvorite željenu proračunsku tablicu i kliknite na Datoteka .
- Zatim kliknite na Udio otvoriti novi prozor.
- Sada unesite podatke o korisniku s kojim želite dijeliti proračunsku tablicu.
Podatke također možete podijeliti u nekoliko radnih knjiga tako da različiti ljudi rade na različitim radnim bilježnicama bez međusobnog gaženja nožnih prstiju.
2. izdanje: Excel dijeljene radne knjige
Excel Online prema zadanim postavkama dopušta više urednika, ali nedostaje mu puno funkcionalnosti. Usluga nije pretendent ni za što drugo, već za najjednostavnije zadatke. Iako značajka Dijeljene radne bilježnice izgleda kao da bi trebala obaviti posao, puna je ograničenja. Na primjer, ne možete stvoriti tablicu ili izbrisati blok ćelija ako se radna knjiga dijeli.
Kad Excel sustavi rastu organski, nailazite na problem da samo jedan korisnik može istovremeno otvoriti radnu knjigu.
Postoje zaobilazna rješenja za neka mrežna ograničenja u programu Excel. Za ostale je stvar promjene strukture radne knjige, a ne korištenja već postavljene radne knjige, ali ovaj scenarij često im smeta. Kao rezultat toga, nemoguće je koristiti zajedničku radnu knjigu na isti način na koji biste mogli koristiti običnu radnu knjigu s jednim korisnikom.
Promjene u dijeljenim radnim knjigama sinkroniziraju se između korisnika svaki put kad se radna knjiga spremi. Ova se radnja postavlja u vremenski raspored, na primjer prisiljavajući na spremanje svakih pet minuta. Međutim, općeniti troškovi redovnog spremanja i praćenja promjena svakog korisnika prilično su veliki. Radne knjige mogu brzo povećati veličinu i opteretiti vašu mrežu usporavajući druge sustave.
kako pronaći moj telefonski broj
Broj 3: Radne knjige povezane s Excelom
Podjela podataka na više radnih knjiga može pružiti rješenje problema višekorisničkog uređivanja. Ipak, vjerojatno će trebati imati veze između sebe kako bi se vrijednosti unesene u jednu koristile u drugoj. Veze između radnih knjiga također su korisne za čuvanje zasebnih podataka u odvojenim datotekama, umjesto za pojedinačne listove u jednoj radnoj knjizi.
Dosadno je da su ove poveznice još jedan izvor frustracije i nestabilnosti. Postaju apsolutni, uključujući puni put do izvorne radne knjige ili relativni, uključujući razliku između izvornog i odredišnog puta. Iako ovo zvuči razumno, Excel koristi tajna pravila da odluči kada će koristiti svaku vrstu veze i promijeniti ih.
Pravila uređuje nekoliko opcija i hoće li se radne knjige spremiti prije umetanja veza. Veze se također mijenjaju kada radnu knjigu spremite ili otvorite i koristite Spremi kao da napravite duplikat, umjesto da kopirate datoteku pomoću File Explorer . Rezultat sve ove zbrke i nesigurnosti jest da veze između radnih knjiga lako pucaju, a oporavak od prekinutih veza dugotrajan je proces. Nitko nema pristup pogođenim datotekama.
Povezani podaci ažuriraju se samo kada se datoteke otvore, osim ako posebno ne kliknete Podaci> Upiti i veze> Uređivanje veza> Ažuriranje vrijednosti. Evo brze demonstracije.
- Otvorite željenu proračunsku tablicu i kliknite Podaci .
- Sad, lociraj Upiti & Veze i kliknite na Uredi veze .
- Zatim odaberite Ažuriraj vrijednosti .
Ako vaše veze nisu između dviju radnih knjiga, ali obuhvaćaju tri ili više, morate otvoriti sve radne knjige u ispravnom redoslijedu kako biste osigurali ažurirane procese podataka u pravom redoslijedu, od prve do druge do treće. Ako ste promijenili vrijednost u prvoj radnoj knjizi, a zatim otvorili treću, ona neće vidjeti promjene jer druga radna knjiga nije ažurirala svoje vrijednosti.
Ovo je ulančavanje podataka logično, ali povećava vjerojatnost da su podaci netočni ili da ćete pokušati otvoriti radnu knjigu koju netko drugi već uređuje.
Naravno, možete pokušati potpuno izbjeći povezane radne knjige, ali postoji vjerojatnost da ćete na kraju unijeti iste podatke u više radnih knjiga, a s time dolazi i opasnost da ih svaki put unesete malo drugačije.
Izdanje # 4: Provjera valjanosti Excel podataka
Pogreške se mogu uvući u podatke unutar bilo kojeg računalnog sustava: ljudi pogrešno upisuju riječi ili premještaju znamenke u brojeve s jednoličnom pravilnošću. Ako se vaši podaci ne provjere prilikom unosa, imat ćete problema.
Prema zadanim postavkama Excel prihvaća sve vrste korisnika. Moguće je postaviti provjeru valjanosti na popisima za traženje, ali ih je teško održavati, uglavnom ako se isto polje koristi na više mjesta. Ako korisnici moraju unijeti ID brojeve dokumenata ili referentne brojeve kupaca bez ikakvih provjera, lako je povezati pogrešne zapise, a da to ne shvate. Integritet podataka sustava postaje smrtno ugrožen i sumnja se u bilo kakvu analizu podataka.
Možda već trpite posljedice problema s provjerom valjanosti podataka, a da ne shvaćate osnovni uzrok. Razmotrite situaciju u kojoj imate popis računa u Excelu. Korisnik na svakoj fakturi upisuje ime kupca nešto drugačije. Kao rezultat toga, dobivate račune za Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd i joness. Možda ste svjesni da se svi odnose na istu tvrtku, ali Excel ne. Svaka analiza podataka na fakturi, poput zaokretne tablice koja se temelji na kupcima po mjesecima, daje više rezultata kada bi ih trebao biti samo jedan.
Broj 5: Navigacija u programu Excel
Velike su radne knjige izazovne za navigaciju. Kartice listova na dnu prozora strašan su mehanizam za snalaženje kad ih ima mnogo. S više vidljivih kartica na zaslonu, postaje teško pronaći ono što vam treba. Evo brzog načina kretanja kroz listove.
- Desnom tipkom miša kliknite strelice s lijeve strane imena listova da biste otvorili Aktivirajte list dijalog.
Na popisu je samo prvih 20 listova prije nego što se morate pomicati kroz popis. Ne možete sortirati, grupirati ili potražiti list koji želite. Prozor bi trebao izgledati otprilike ovako.
6. izdanje: Excel sigurnost
Možete dodati sigurnost Excel radnim knjigama, ali to je puno problema. Zaštita je mnogo više usmjerena na zaštitu strukture radne knjige, a ne podataka. Možete pokušati zaključati neke listove i stanice kako biste spriječili korisnike da mijenjaju strukturu i formulu, ali ako mogu vidjeti podatke, obično mogu promijeniti bilo koji ili sve (osim ako ne napravite kreativno makro programiranje).
Broj 7: Problemi s brzinom u programu Excel
Excel nije najbrža aplikacija, a njegov programski jezik, VBA, trom je u usporedbi s profesionalnijim programskim jezicima kao što je C #. Ovaj scenarij proizlazi iz namjene i fleksibilne prirode programa Excel. Uostalom, to je proračunski mehanizam. Da, Excel VBA može se koristiti za upravljanje popisima podataka, ali to ne znači da je to najbolji izbor za takvu vrstu posla. Druge su aplikacije prikladnije za takve zadatke - uglavnom zato što su izričito dizajnirane da ih rade.
Ako pogađate bilo koji problem naveden u ovom članku, nemojte ih zanemariti. Postoji profesionalni odgovor za pohranu strukturiranih podataka, poznat kao baza podataka. Ne mora biti zastrašujuće ili skupo, a trebao bi vam omogućiti da logično razmišljate o svojim podacima, kako se oni povezuju i kako komunicirate s njima.
Bilješka : Ako prelazite s rješenja za proračunske tablice na bazu podataka, nemojte ropski duplicirati dizajn proračunske tablice, iskoristite priliku da ga poboljšate.
Dostupne su aplikacije baze podataka opće namjene pomoću kojih možete stvoriti rješenje po mjeri. Alternativno, možda ćete otkriti da je specijalna aplikacija baze podataka - ona koja je već dizajnirana za vašu svrhu - jeftinija, brža za implementaciju i bolja prilagodba.
kako očistiti povijest gledanja Amazon -
Na primjer, ako imate popis kupaca i detalje svih vaših interakcija s njima, to se smatra sustavom upravljanja odnosima s kupcima (CRM). Unatoč svom modnom imenu, CRM sustav je specijalizirana baza podataka. Slično tome, paketi računa kao što su QuickBooks i Sage specijalne su baze podataka. Ako ne možete pronaći unaprijed izrađenu aplikaciju koja odgovara vašim određenim potrebama, možete je sami izraditi ili je za vaš IT odjel ili savjetnik izraditi.
Najčešći tip baze podataka je relacijska baza podataka koja svoje podatke pohranjuje u tablice i sastoji se od redaka i stupaca. Svaki redak sadrži podatke za zasebnu stavku. Na primjer, svaki stupac opisuje drugačiji atribut predmeta, kao što je ime kupca ili kreditno ograničenje.
Da biste stvorili zapis, podatke kupca trebate unijeti samo jednom, a zatim ih možete koristiti na onoliko računa koliko vam treba.
Tablice imaju međusobno definirane odnose tako da, recimo, račun sadrži korisnički ID. Ovaj postupak znači da možete lako pronaći sve fakture za određenog kupca ili dohvatiti telefonski broj kupca s određene fakture. Trebate samo jednom unijeti podatke o kupcu da biste stvorili evidenciju kupaca, a zatim ih možete koristiti na onoliko računa koliko vam je potrebno, a da ih ne morate ponovno upisivati. Da biste stvorili bazu podataka, morate definirati ove tablice i odnose, a zatim definirati raspored zaslona koji želite koristiti za popis i uređivanje podataka.
Postoji na desetke aplikacija baza podataka. Neke je jednostavno koristiti i obavljaju cijeli posao, što vam omogućuje definiranje tablica, zaslona za unos podataka i izvješća. Drugi imaju puno mogućnosti u određenim područjima, ali za obavljanje cjelovitog posla trebaju drugi alati.
Na primjer, program može biti pouzdan kada definira tablice i odnose i ima robusne značajke analize i izvještavanja. Ipak, aplikaciji na kraju nedostaju bilo kakvi alati za određivanje zaslona za unos podataka. Ovdje je očit primjer Microsoft SQL Server. Kao i kod ostalih velikih sustava baza podataka, SQL Server brine se o pozadini i očekuje da ćete za razvoj front-enda koristiti drugi alat, poput Visual Studija.
Koje opcije baze podataka odgovaraju vama?
Opcija baze podataka br. 1: Microsoft Access
Access je jedno od baka stolnih baza podataka. Jednostavan je za upotrebu, a jednostavan za zloupotrebu. Tablice, zaslone i izvješća možete dizajnirati od nule ili započeti s predloškom. Neki su predlošci otvoreno američki i ne podučavaju uvijek dobru praksu, ali brzo vas pokreću. Zasloni i programske značajke mogu biti prilično sofisticirani. Gotovu aplikaciju možete rasporediti na druge korisnike putem intraneta (NE interneta), umjesto da se oslanjate na dijeljenje datoteka.
Opcija baze podataka br. 2: Microsoft SharePoint
SharePoint je baza podataka, kao i mehanizam za pohranu dokumenata. Pomoću nje možete sastaviti jednostavne popise i povezati ih. Dizajner oblika malo je sofisticiran, ali prilagodba je i dalje moguća. Korisna je sposobnost SharePointa da zgrabi popis podataka prikupljenih u Excelu i smjesti ih na prilagođeni popis. Program prilagođeni popis čini dostupnim svima na vašoj mreži i omogućuje vam dodavanje sigurnosti kako biste ograničili tko što može učiniti s tim podacima. Možete zatražiti da vas SharePoint upozori e-poštom kad god netko doda, uredi ili izbriše zapise. Ako pohranjujete podatke o ljudima, stavkama kalendara ili zadacima, te podatke možete sinkronizirati s programom Outlook.
Opcija baze podataka br. 3: Zoho Creator
Zoho Office je web aplikacija koja uključuje bazu podataka koja koristi funkciju povlačenja i ispuštanja za širenje obrazaca na jednostavan, intuitivan način. Postupak povlačenja i ispuštanja također se koristi za programiranje interakcija i tijekova rada. Kao web usluga, vaši podaci i aplikacije dostupni su s bilo kojeg mjesta, uz jednostavnu sigurnost kako bi vaši podaci bili privatni. Zoho naplaćuje po korisniku, mjesečno, ali ograničava broj zapisa koje možete pohraniti za tu utvrđenu cijenu. Program dodatno košta prilikom pohrane više podataka ili za druge značajke poput integracije e-pošte.
Kao što vidite, Excel nudi mnoge značajke, ali nedostaje u nekim područjima unutar svake. Ponekad druga aplikacija bolje obavlja posao, pogotovo ako je dizajnirana posebno za taj zadatak. Ponekad Excel izvrsno funkcionira, primjerice za manje baze podataka, sve dok znate kako uopće spriječiti da se pojave problemi.