Aplikacije za upravljanje timovima izvrsne su za zadržavanje svih članova tima na istoj stranici u pogledu organizacije. Pomoću Asane menadžeri mogu učinkovito distribuirati zadatke i dodavati članove gosta u timove za podršku kako bi osigurali dodatnu radnu snagu za svoje važne projekte.
Bez obzira vodite li tim ili ste samo član, reći ćemo vam sve o svladavanju upravljanja projektima i kako dodati goste u svoju organizaciju ili tim u Asani. Pročitajte kako biste saznali više.
Kako dodati goste u Asani
Asana omogućuje tvrtkama dodavanje novih članova, čak i ako nemaju domenu e-pošte. Ova je značajka korisna za dodavanje novih suradnika određenim zadacima ili dodavanje kupaca koji prate vaš napredak. Status gosta svima koji nemaju e-poštu s domenom organizacije omogućuje da postanu gosti organizacije.
Administratori organizacija u Asani su osobe ovlaštene za pozivanje i dodavanje gostiju. Oni mogu odlučiti tko može dodati nove članove odabirom hoće li samo administratori, članovi organizacije ili svi mogu pozvati nove ljude u tim.
Evo kako pozvati goste s administratorske konzole:
- Otvorite Asana i kliknite gumb Članovi u gornjem desnom kutu.
- Dodirnite gumb Pozovi članove.
- Upišite e-adresu osobe koju želite pozvati.
- S padajućeg izbornika odaberite projekt kojem ih želite dodijeliti.
- Potvrdite klikom na Pošalji.
Evo koraka za pozivanje nekoga da se pridruži projektu:
- Otvorite Asana i projekt u koji želite pozvati nove goste.
- Kliknite ikonu Članovi i otvorit će se prozor Share Project.
- Možete pozvati nove članove tima ili Goste upisivanjem njihovog imena ili adrese e-pošte.
Kako pozvati ljude u svoju organizaciju
Najlakši način da pozovete nove članove ili goste na svoje projekte jest da im pošaljete vezu za poziv. Korisnici Asane mogu dijeliti ove poveznice na mnogim kanalima poput Slacka, Microsoftovih timova, e-poštom ili čak putem tekstualnih poruka. Veze za dijeljenje izvrsne su za pozivanje novih članova, a e-pošta je najbolja za goste.
Ako nekoga želite pozvati na projekt, evo što trebate učiniti:
- Otvori Asana.
- Na lijevoj bočnoj traci pronađite projekt koji želite podijeliti.
- Kliknite gumb Dijeli koji se nalazi u gornjem desnom kutu.
- Odaberite želite li nekoga pozvati putem e-pošte ili veze koju možete podijeliti.
- Kopiraj vezu za dijeljenje projekta.
Ako nekoga želite pozvati u tim, evo kako to možete učiniti:
- Otvori Asana.
- Kliknite ime svog tima.
- Dodirnite gumb Pozovi.
- U skočnom prozoru odlučite želite li pozivati članove putem e-pošte ili veze.
Dodatna česta pitanja
Možete li držati projekte i zadatke privatnima u Asani?
Da, imate potpunu kontrolu nad svim svojim projektima u Asani i možete odlučiti o njihovom statusu. Kontrole dozvola omogućuju vam da pripazite na svaki podatak i njegovu vidljivost članovima Organizacije. Svaki pojedinac može odrediti želi li nešto podijeliti samo sa svojim timom i suradnicima ili sa svima ostalima u Organizaciji.
kako provjeriti ram brzinu prozora 10
Ako su zadaci dio privatnog projekta, njihova je vidljivost ograničena samo na suradnike koji izravno rade na projektu i njegovim zadacima. Svaki suradnik može vidjeti svoj zadatak ili podzadatak, ali ne može pristupiti tuđim zadacima, čak i ako je u istoj Organizaciji.
Ponekad, kada želite da određene informacije ostanu među nekolicinom članova tima, možete te projekte označiti kao privatne ili čak samo za komentare. Jednom kada postavite svoje zadatke da budu javni, oni postaju dostupni svima iz vaše organizacije ili tima.
Kada odlučite promijeniti privatnost svog projekta, to je ono što morate učiniti:
• Kliknite na + u gornjem desnom kutu.
• Tamo ćete vidjeti sve članove i goste u svom timu, a na vrhu ćete vidjeti Učini privatnim.
• Jednom kada kliknete na Učini privatnim, vaš projekt postaje dostupan samo članovima tima.
Ako želite status statusa zadatka promijeniti u privatni, evo što trebate učiniti:
• Otvorite zadatak u Asani.
• Kliknite na Učini privatnim u gornjem desnom kutu.
• Na ovaj način zadatak je privatan za pregled samo vas i ostalih suradnika.
• Uklonite sve suradnike na dnu stranice ako želite da ovaj zadatak bude privatan.
Možete li dodati i članove i goste u isti projekt?
Doista, možete dodati i članove i goste u isti projekt. Jednom kad budu u istom timu, moći će vidjeti imena drugih i više komunicirati. Ako se dva gosta trenutačno vide kao privatnog korisnika, to znači da ne rade na istom projektu ili nisu u istom timu. Jednom kad su dodijeljeni istom projektu, njihova imena postaju vidljiva.
Članovi smiju pozivati goste u Organizaciju, ali administratori su ti koji donose konačne odluke. Naravno, član može dodati goste samo u projekte na kojima rade, a administrator ih može dodati u sve aktivne projekte, kao i one skrivene.
Možete li imati više primatelja u Asani?
Trenutno u Asani nije moguće imati više primatelja. Samo jedna osoba može biti dodijeljena jednom zadatku jer je odgovorna za njegovo dovršenje.
Jedan od načina dijeljenja zadatka među različitim ljudima je dodavanje jedne ili više podzadataka u koje možete lako unijeti više suradnika. Drugi je način da upotrijebite opciju Dodijeli kopije i da više ljudi radi na kopijama istog zadatka.
Integrira li se Asana s timovima?
Asana i Microsoft Teams zajedno su stvorili uspješan alat za upravljanje timovima. Koristeći Asana za Microsoftove timove, timovi mogu učinkovitije surađivati. Unutar ove integracije timove možete koristiti za razgovor sa suradnicima, a Asana za distribuciju zadataka.
Evo što vam integracija omogućuje:
• Slijedite zadatke, projekte i ažuriranja Asane unutar timova.
• Koristite timove za pretraživanje projekata u Asani.
• Stvorite prilagođene obavijesti koje rade na obje platforme.
• Prilagodite sve svoje postavke obavijesti.
• Upotrijebite sve datoteke Microsoft Officea i priložite ih projektima i zadacima Asana.
• Upotrijebite OneDrive za pohranu svih važnih podataka za zadatke i projekte Asane.
Što gosti mogu učiniti u Asani?
Gosti ne mogu imati istu razinu pristupa kao članovi organizacije. Nadalje, moći će vidjeti samo informacije ili datoteke koje su posebno podijeljene s njima ili unutar grupe u kojoj se nalaze. Gosti mogu vidjeti zadatke, projekte i javne projekte koji su s njima podijeljeni, ali nemaju dozvolu za uređivanje ih.
Dostupne su plaćene značajke, ali što se tiče stvaranja, uređivanja ili čak brisanja prilagođenih polja, to će biti nemoguće ako ste gost u Asani.
Evo kakvog pristupa imaju gosti:
• Gosti ne mogu postati članovi grupe
• Gosti ne mogu postati članovi grupe bez promjene adrese e-pošte
• Gosti ne mogu pregledavati druge timove ili pristupiti različitim grupama unutar organizacije
Što znači biti gost u organizaciji?
Gosti su korisnici koji nemaju službeni račun e-pošte od tvrtke. Dobivaju poziv da pomognu timu s jednim ili nekoliko projekata koji su im pri ruci. Pomoću statusa gosta možete komunicirati s klijentima, kupcima ili bilo kime tko radi na projektu. Međutim, unutar Organizacije možete vidjeti samo ono što su drugi podijelili s vama.
U Asani gosti mogu dodavati ili uređivati vrijednosti unutar projekta ili zadatka, ali ih ne mogu izbrisati ili stvoriti nove. Osim toga, imaju pristup svim premium značajkama koje im dopuštate da koriste, osim za upravljanje prilagođenim poljima.
Mogu li se gosti vidjeti?
Gosti se mogu vidjeti samo ako zajedno rade na barem jednom projektu. Inače će druge vidjeti kao privatne korisnike. Na ovaj način organizacija osigurava da ne mogu vidjeti svoja imena, osim ako na nečemu zajedno ne rade.
Koja je razlika između gosta i člana s ograničenim pristupom?
Gosti i članovi s ograničenim pristupom (LAM) nalaze se na dnu korporativne ljestvice. U osnovi, LAM-ovi su već dio organizacije, dok su gosti privremeni članovi tima. Naravno, ako gost pokaže talent i zadovoljavajuće rezultate, može postati LAM ili čak član.
kako spasiti nečiji instagram video
Iako gosti ne dijele domenu tvrtke i ne računaju se u plan Asana, LAM-ovi imaju adresu e-pošte tvrtke i broj mjesta u tvrtki. Status gosta postoji samo u okviru organizacija i LAM-ova koji su dio i organizacija i radnih prostora u Asani.
Uvijek ostanite na putu
Rukovanje timovima nije lak zadatak, ali alati poput Asane mogu vam pomoći u upravljanju radnim opterećenjem i stvaranju funkcionalnih timova koji isporučuju na vrijeme. Opremljen posebnim paketom alata koji administratorima omogućuje dodavanje članova, gostiju i prekomponovanje članova tima u nekoliko klikova, nezamjenjiv je alat za svaku profesionalnu tvrtku.
Nadamo se da smo vam pomogli da shvatite kako Asana djeluje i kako to najbolje iskoristiti. Osim toga, sada znate kako dodati goste u svoj tim i upravljati vidljivošću svih svojih projekata.
Volite li koristiti Asana? Jeste li ga koristili s Microsoftovim timovima?
Recite nam više o tome u odjeljku za komentare u nastavku.
