Upravljanje dokumentima jedna je od najvažnijih stvari u SharePointu. U poslu dokumenti često razvijaju stvari. Mogu započeti na OneDrive za tvrtke, a završiti na web mjestu tima organizacije. Dokumenti često mijenjaju lokacije pa je poznavanje detalja i poteza premještanja dokumenata u SharePointu presudno.
kakav je ovan u mom računalu
Više načina za to
Svi koji su radili u SharePointu znaju da postoji mnogo načina da se izvrši određeni zadatak. Premještanje dokumenata nije iznimka. Hoćete li na kraju koristiti File Explorer ili Migration Tool, ovisi o brojnim čimbenicima, poput broja premještenih dokumenata, važnosti zadržavanja povijesti verzija, metapodataka i još mnogo toga.
1. File Explorer
Da biste dokument premjestili pomoću File Explorer-a, otvorite ciljanu i izvornu biblioteku dokumenata (nije važno je li to isto mjesto). Odaberi File Explorer u padajućem izborniku. Ovo otvara istraživački pogled za svaku knjižnicu. Koristite povuci i spusti da biste premještali stavke između dva prikaza istraživača.
Možete premještati i mape i datoteke i zadržati vrste sadržaja ako i izvorno i ciljno mjesto imaju definirane vrste sadržaja. Ova metoda također zadržava prilagođene metapodatke ako su i izvorno i ciljno mjesto definirani istim metapodacima.
Međutim, postupak je ručni i to je više kopija nego premještanje, što znači da morate izvorne stavke izbrisati nakon premještanja. Ne zadržava povijest verzija ili stvorena, stvorena, izmijenjena i izmijenjena svojstvima.
2. Premjesti na / Kopiraj u
Iako korisno i jednostavno, Premjesti u i Kopiraj na naredbe su dostupne samo na SharePoint Online. Ova vam opcija omogućuje premještanje dokumenata iz OneDrive for Business ili SharePoint na odredište u SharePointu ili OneDriveu. Odaberite datoteku i kliknite bilo koju od dvije naredbe. The Premjesti u opcija će premjestiti vaš dokument sa zaštitom metapodataka i povijesti verzija u drugu mapu unutar iste knjižnice, u drugu knjižnicu ili na drugo mjesto.
Ova je metoda savršena za krajnje korisnike jer je jednostavna i jednostavna. Omogućuje kopiranje i premještanje datoteka i mapa. Najbolje je što zadržava vrste sadržaja, prilagođenu povijest verzija metapodataka,istvoreno, stvoreno, izmijenjeno i izmijenjeno svojstvima. The Kopirati naredba, međutim, zadržava samo najnoviju verziju - glavni nedostatak očito je činjenica da je ova metoda ekskluzivna za SharePoint Online.
3. Upravljanje sadržajem i strukturom
Ako omogućite značajku izdavačke infrastrukture za SharePoint Server, moći ćete vidjeti vezu Upravljanje sadržajem i strukturom kada prijeđete na Administracija web mjesta . Pomoću ove značajke možete premještati / kopirati dokumente. Ovo je jedno od najboljih hakiranja koje će vam pomoći istovremeno premještati više dokumenata, a zadržati povijest verzija, stvorenih, stvorenih, izmijenjenih i modificiranih svojstvima. Vrsta sadržaja i metapodaci također se zadržavaju pomoću ove metode.
Međutim, morat ćete uključiti značajku objavljivanja. Ni tada nećete moći premjestiti više mapa. Možda je najveći nedostatak ove metode to što morate biti vlasnik web stranice da biste je koristili. Oh, i djeluje samo na jednoj web lokaciji.
4. Organizator sadržaja
Jednostavno aktivirajte značajku Organizator sadržaja, a zatim odaberite pravila usmjeravanja koja želite koristiti i stavite dokument koji želite premjestiti u padajuću knjižnicu. Ova metoda također vam omogućuje premještanje dokumenata na bilo koje drugo mjesto. Konfiguracija traje neko vrijeme, ali to morate učiniti samo jednom. Također zadržava vrste sadržaja i prilagođene metapodatke.
Iako ne zadržava povijest verzija i zahtijeva administratora, ima korisnu značajku koja vam omogućuje usmjeravanje dokumenta u mapu.
5. Alat za migraciju SharePoint
Microsoft zna da premještanje dokumenata u SharePointu može biti malo nezgodno. Zbog toga je tvrtka smislila besplatno Alat za migraciju SharePoint . Ovaj alat obrađuje sve, od malih do velikih migracija, što može uključivati datoteke, mape, pa čak i popise s vašeg SharePointova mjesta. Stavke se premještaju u OneDrive ili SharePoint.
Najočitija prednost ove metode je sposobnost alata da podnosi velike migracije. Također je vrlo prilagodljiv i zadržava povijest verzija. Međutim, nije kompatibilan s verzijama SharePointa prije 2013. Nasuprot tome, neki su proizvodi za migraciju trećih strana znatno prilagodljiviji.
6. Proizvodi treće strane
Većina kvalitetnih proizvoda za migraciju dokumenata treće strane nisu besplatni, ali imaju tendenciju fantastičnog izvođenja, posebno za velike migracije. Oni imaju tendenciju da budu skalabilni i vrlo prilagodljivi. Većina ovih proizvoda može zadržati sve, uključujući vrste sadržaja, metapodatke, sva svojstva i povijest verzija.
S druge strane, ova metoda košta. Kad uzmete u obzir činjenicu da plaćate alat koji će vam pomoći u premještanju dokumenata, počet ćete se pitati zašto SharePoint već ne dolazi s korisničkom opcijom. Još jedan nedostatak ovdje je taj što proizvodi treće strane zahtijevaju administratora da ih konfigurira i pokrene.
7. Prilagođeno rješenje
Napokon, možete kodirati vlastito prilagođeno rješenje putem različitih tehnika kao što je REST API. Krajnji korisnik ne mora ništa usmjeriti, možete ga prilagoditi koliko god želite i možete osigurati da se sve zadrži u dokumentima. S druge strane, morate biti sposobni kodirati i potrošiti neko vrijeme na pisanje i održavanje koda, što može biti posebno nezgodno u vrijeme ažuriranja proizvoda.
Odaberite svoju metodu
Postoji još više metoda za premještanje dokumenata u SharePointu, ali one bi trebale pokriti većinu vaših potreba. Prvo razmislite što vam treba, a uskoro ćete točno znati koju metodu koristiti za svaku.
Koju od ovih metoda preferirate? Jeste li koristili više od jednog? Raspravite.
