Jesmo pogledao u zamkama upotrebe programa za proračunske tablice kao što je Excel za pohranu popisa podataka. Ovaj pristup u početku se može činiti najboljim rješenjem, ali možete naići na probleme pri dijeljenju tih podataka s više korisnika, provjeri valjanosti sadržaja ili čak kretanju vašim podacima. Zašto? Jer koristite alat koji nije stvoren za obavljanje posla.
Sada ćemo razmotriti zamišljeni (ali tipični) slučaj tvrtke pomoću popisa koji se temelji na proračunskim tablicama i pogledati kako bi se to moglo pretvoriti u aplikaciju baze podataka kako bi se prevladali takvi problemi.
Kako radne bilježnice izmiču kontroli
Naš je popis započeo kao jednostavna evidencija projekata poduzetih za klijente. Kako je tvrtka rasla, tako je rastao i broj klijenata, s imenima i kontakt podacima dodanim u radnu knjižicu. Također, bio je potreban neki način bilježenja onoga što su različiti članovi osoblja radili na tim projektima, pa je u ovu radnu bilježnicu dodano još više podataka.
U ovom trenutku pristup proračunskim tablicama postao je neizvediv: previše je ljudi pokušavalo održavati ga ažuriranim, često istodobno. Tvrtka je pokušala uspostaviti rotaciju, tako da su ljudi redom ažurirali radnu knjižicu, ali to je značilo da su neki zadaci zaboravljeni prije nego što su zabilježeni.
Na kraju, ljudi su postavili vlastite radne bilježnice kako bi pratili svoje zadatke, ponekad se sjetivši da kopiraju podatke u glavnu radnu knjižicu krajem tjedna. Zaposlenici su razvili vlastiti stenogram za ove knjige, a neki su promijenili oblikovanje i redoslijed stupaca kako bi odgovarali njihovom načinu rada. Kopiranje ovih podataka u glavnu radnu knjigu rezultiralo je užasnim neredom.
Ovo je možda izmišljeni primjer, ali zapravo sam vidio sve ove prakse u stvarnom životu. Pogledajmo bliže neke probleme koje postavlja ova metoda rada.
Dosta problema
Možete vidjeti prvi list naše zamišljene proračunske tablice. U prvom stupcu navodi se naziv projekta na koji se odnosi svaki unos. No, neka od ovih imena dugačka su, pa je osoblje možda došlo u iskušenje da koristi kratice; kao rezultat, uvukle su se greške u kucanju. To otežava povezivanje zadataka kojemu projektu pripada. Rješenje ne mora biti teško: možete odabrati kratki naziv za svaki projekt oko kojeg se svi slažu ili svakom projektu dati ID broj i automatski ga prevesti u naziv projekta.
Sličan je problem s stupcem Započeto. Neke stanice sadrže datum, ali druge bilježe samo mjesec dana, a jedan ili dva zapisa samo kažu Da. Excel podržava provjeru valjanosti podataka, pa je moguće osigurati da određene stanice uvijek sadrže podatke određene vrste - ali kada se proračunska tablica razvija na ad hoc način, rijetko se koristi.
U ovom trenutku pristup proračunskim tablicama postaje neizvediv: previše je ljudi pokušavalo održavati ga ažuriranim
Ovaj problem nećete imati u aplikaciji baze podataka, jer će vrsta podataka polja biti fiksirana od samog početka. Ako ne znate točan datum početka rada, možete koristiti prvi u mjesecu ili 1. siječnja ako znate samo godinu. Ako projekt još nije pokrenut, polje možete ostaviti prazno - NULL u terminima baze podataka. Ako ste znali da je projekt pokrenut, ali niste znali kada, možete upotrijebiti datum koji bi za vaše podatke obično bio nemoguć, kao što je 1/1/1900. Odmah postaje lako sortirati projekte i steći kronološki pregled aktivnosti.
Suptilniji izazov predstavlja stupac s oznakom Klijent. Unosi u ovom stupcu nisu povezani ni s čim drugim u radnoj knjizi, ali na listu 1 nalazi se popis kupaca, na što se vjerojatno i odnosi. Pohranjivanje više popisa istih predmeta, na koje se pozivaju različita imena, zbunjuje. Morate pojasniti imenovanje i dogovoriti se s jednoznačnim nazivom za ovaj entitet: jesu li to klijenti ili kupci?
Stupac Status je još jedan u kojem nije bilo provjere valjanosti, pa su se ljudi opet odlučili napisati što god žele. Bilo bi bolje uspostaviti uži popis svih dopuštenih vrijednosti.
Drugi je list - List 1 - jednako problematičan. Za početak naziv lista nije opisan. Ono što zapravo sadrži je popis kupaca s naslovom Kupci, ali to nije oblikovano kao tablica u Excelu: adresa je u jednom polju, što ograničava vašu mogućnost upotrebe Excel-ovih ugrađenih alata za pretraživanje ili sortiranje. Na primjer, mogli biste filtrirati adrese koje sadrže Cardiff, ali rezultati bi uključivali i one na Cardiff Roadu u Newportu.
Što se tiče adresa, najbolji je pristup koristiti zasebna polja za poštanski broj, okrug, grad i ulicu (iako podaci o okruzima nisu obavezni za adrese u Velikoj Britaniji - pogledajte Bez okruga, molim vas, mi smo Britanci). Ulica bi trebala sadržavati sve što nije u ostalim dijelovima adrese.
Postoji polje Kontakt, koje također predstavlja probleme. Tamo gdje imamo nekoliko kontakata u tvrtki s jednim klijentom, njihova su imena svrstana u ovo polje, a njihovi telefonski brojevi i adrese e-pošte slično su smješteni u druga polja. Njihovo razdvajanje bit će izazov - pogotovo ako se u polju Kontakt nalaze tri imena, ali samo dva telefonska broja.
Posljednji stupac u ovom listu naslovljen je Posljednji kontakt: zaposlenici bi to trebali ažurirati svaki put kad stupe u kontakt s kupcem. Budući da su ovi podaci dodatna stvar koju će zaposlenik morati upamtiti i ne postoji jamstvo da će ih imati - pogotovo jer su skriveni na putu na drugom listu - nepouzdani su. To je stvarno nešto što bi računalo trebalo automatski pratiti.
Napokon dolazimo do listova Zadaci koji detaljno opisuju zadatke i komentare za svakog radnika. Nisu dosljedno imenovani i ne sadrže iste stupce istim redoslijedom. Iako ima smisla da pojedini korisnici unose svoje podatke na vlastite listove, nedostatak usklađenosti otežava prikupljanje i analizu podataka. Kada upravitelj, na primjer, želi vidjeti što je učinjeno na svakom projektu, svi zadaci moraju se ručno kopirati s pojedinih listova na jedan popis prije nego što se mogu sortirati i prijaviti.
Izgradnja vaše baze podataka
Rješavanje ovih problema potrajat će malo, možda i nekoliko dana. Budući da će korisnici vjerojatno morati nastaviti koristiti stari sustav dok gradimo novi, najbolje je napraviti kopiju postojećih radnih knjiga iz kojih će raditi. To znači da ćemo htjeti dokumentirati svaki korak u pretvorbi podataka, tako da to možemo brzo ponoviti kad dođe vrijeme za prelazak na novi sustav.
Prvo što morate učiniti je očistiti podatke u Excel radnoj knjizi. Upotreba funkcije Pronađi i zamijeni može vam pomoći, a trebali biste izbrisati svaki stupac ili redak koji ne sadrži podatke (osim retka naslova stupca koji se mora zadržati). Dodajte stupac ID na svaki list, u stupac A, i popunite ga inkrementalnim brojevima tako da u prvu ćeliju upišete 1, odabirom na dnu podataka (Shift + End, Down), a zatim pomoću naredbe Fill Down (Ctrl + D ). Stvorite glavni popis imena projekata i gdje god je naziv projekta zabilježen, koristite funkciju VLookup () da biste potvrdili njegov glavni ID broj; ako nema broja, postoji neskladnost vaših podataka.
Kad su vaši podaci čisti, vrijeme je da osmislite novu bazu podataka koja će ih sadržavati. Upotrijebit ćemo Access 2013 jer je u našem teoretskom primjeru dostupan svim našim korisnicima putem pretplate na Office 365. Kada kreirate novu Accessovu bazu podataka, imate izbor da je kreirate kao Access Web App ili Access Desktop Database. Web aplikacije imaju pojednostavljeno sučelje i mogu se koristiti samo ako imate Office 365 s SharePoint Online ili SharePoint Server 2013 s Access Services i SQL Server 2012. Koristit ćemo tradicionalnu bazu podataka Desktop, jer nudi više mogućnosti i veću kontrolu nad korisničko iskustvo.
Odaberite stvoriti novu bazu podataka radne površine i imenovati je: Access kreira novu tablicu koja se zove Tablica 1 i smješta vas u prikaz dizajna s jednim stupcem, nazvanim ID. Ovdje možete dizajnirati tablice koje će vam trebati u vašoj bazi podataka. Svaka tablica trebala bi imati ID polje (automatski inkrementalni cijeli broj), no kako bi se izbjegla zabuna, najbolje je dati joj opisnije ime. U tablici Projekti to bi bio ProjectID, CustomerID u tablici Kupci itd.
Možete postaviti vrstu podataka za svaki stvoreni stupac, a svakom stupcu morate dati ime i postaviti sva druga svojstva i oblikovanje prema polju. Kao i kod polja ID, pobrinite se da imena stupaca jasno pokazuju koji podaci trebaju ići u polje - tako, na primjer, koristite ProjectName umjesto Name, DueDate, a ne Due. Pomoću gumba Name & Caption na vrpci možete stvoriti skraćeni naslov, kao i eksplicitni naziv. Možete koristiti razmake u imenima stupaca, ali morat ćete ih okružiti uglastim zagradama prilikom pisanja upita i izvješća.
Iako ima smisla da korisnici unose svoje podatke na vlastite listove, nedostatak koherentnosti otežava analizu
Postavite oblikovanje na stupcima kao što je PercentageComplete na Percent, a datume na ShortDate, kao i na maksimalnu duljinu tekstnih polja na razumnu vrijednost, ili će svi imati 255 znakova. Ne zaboravite da su neke riječi (kao što je Datum) rezervirane, pa ih ne možete koristiti kao nazive stupaca: umjesto toga upotrijebite TaskDate ili nešto drugo opisnije.
Kada su u pitanju stupci u kojima želite potražiti vrijednost u drugoj tablici (kao što je stupac Kupac u tablici Projekti), definirajte te ostale tablice u programu Access prije dodavanja stupca pretraživanja. Što se tiče statusa, najjednostavnija je opcija samo upisati vrijednosti koje će se prikazati na padajućem popisu - ali to otežava dodavanje ili uređivanje popisa mogućih vrijednosti kasnije. Ako se ne bavite kratkim popisom gdje se male vrijednosti vjerojatno neće promijeniti - kao što je polje za bilježenje nečijeg spola - bolja je ideja stvoriti drugu tablicu za unose kao što je ProjectStatus. To vam omogućuje lako dodavanje dodatnih opcija na popis u budućnosti bez promjene programiranja.
Poboljšanja
Dok dizajniramo našu bazu podataka, možemo primijeniti poboljšanja u odnosu na stari način rada na temelju proračunskih tablica. Jedna od pritužbi koje su naši korisnici imali na svoje Excel radne knjige bila je ta što je svaki zadatak sadržavao samo jednu ćeliju za komentare, a ponekad su trebali dati više komentara na zadatak - ili je nadzornik trebao dati komentar na zadatak, a zatim i korisnika odgovori na ovo. Strpajući sve u jednu ćeliju, bilo je teško vidjeti kada i tko je dao komentare. Možemo bolje ako napravimo zasebnu tablicu za komentare, povezanu s tablicom Zadaci. Na taj način svaki zadatak može imati onoliko komentara koliko je potrebno, s zasebnim poljima za datum, korisničko ime i tekst svakog.
Još jedno poboljšanje koje možemo učiniti je postavljanje unosa kao što je ProjectStatus tako da se prikazuju određenim redoslijedom, a ne abecednim redom - na primjer, možda biste željeli da Dovršeno ide na dnu popisa. Da biste to učinili, dodajte DisplayOrder stupac i upotrijebite ga za sortiranje popisa za pretraživanje. Nemojte biti u iskušenju da koristite polje ID; s tim bi se svi novi zapisi mogli naći samo na kraju popisa.
Da bismo osigurali da naši podaci ostaju čisti, polja koja korisnik mora ispuniti moraju označiti kao Obavezna i dodati provjeru valjanosti kako bi bili sigurni da su uneseni podaci u ispravnom obliku. Možete si olakšati život postavljanjem razumnih zadanih vrijednosti: polje CommentDate u tablici Komentari može imati zadanu vrijednost = Date (), što će ga automatski postaviti na današnji datum kad god se stvori novi Komentar. Možete koristiti provjeru valjanosti zajedno sa povučenim stupcem u tablici (logička vrijednost) kako biste zaustavili korisnike da dodaju nove zapise s određenim vrijednostima. To vam omogućuje da zadržite povijesne vrijednosti koje su nekad bile valjane, ali se više ne koriste. Sve se ove značajke mogu naći na Alatima za tablice | Kartica polja na vrpci ili u svojstvima polja u prikazu dizajna tablice.
Uvoz vaših podataka
Jednom kada su vaše tablice postavljene, možete koristiti Vanjske podatke | Uvezi i poveži | Gumb Excel na vrpci za dodavanje podataka iz Excelove radne knjige tablicama u bazi podataka Access. Napravite sigurnosnu kopiju svoje prazne baze podataka Access prije nego što započnete, u slučaju da nešto pođe po zlu, i počnite ručnim popunjavanjem malih tablica, ako je potrebno. Uzmite još jednu sigurnosnu kopiju nakon što to učinite, pa se možete vratiti na ovu točku ako nešto pođe po krivu u sljedećim koracima.
Sada uvezite glavne tablice koje se ne oslanjaju na bilo koje druge tablice, kao što su Kupci, prije nego što završite s tablicama koje imaju veze, poput Projekata i Zadataka. Ako preuredite i preimenujete stupce u Excel radnoj knjizi tako da se što bliže podudaraju s poljima u bazi podataka Access, ne biste trebali imati poteškoća s uvozom podataka. Ne zaboravite zabilježiti sve što radite kako biste to kasnije mogli ponoviti ako trebate ponovno pretvoriti podatke.
Nakon što se podaci uvezu, tablice u prikazu tablice podataka trebale bi raditi jednako kao i Excel-ovi listovi - ali s puno boljom provjerom podataka, pretraživanjem i sortiranjem. Ako želite, sada možete početi dizajnirati nove obrasce i izvješća na temelju tih podataka: na primjer, glavni / detaljan obrazac za projekte može prikazati podatke jednog projekta na vrhu obrasca i mrežu zadataka za to projekt na dnu.
Možete postaviti i obrazac Moji zadaci u kojem su navedeni svi neriješeni zadaci za trenutnog korisnika i izvješće Preostali zadaci u kojem su navedeni svi neriješeni zadaci za sve korisnike koji su istekli.
Bez okruga, molim vas, mi smo Britanci
Ako pohranjujete adrese u svojoj bazi podataka, važno je razumjeti koje informacije zapravo trebaju. Iako informacije o okrugu mogu biti korisne za marketing - i možda će biti potrebne za neke inozemne adrese - više se službeno ne koriste na adresama u Velikoj Britaniji.
kako promijeniti ulaz na pametnom televizoru vizio
Razlog je taj što se britanske poštanske adrese oslanjaju na koncept poštanskog grada, gdje se pošta za vas šalje i sortira prije nego što je isporučena na vaša vrata. Nisu svi gradovi ili sela opsluženi poštanskim gradovima u istoj županiji - na primjer, Melbourn (u Cambridgeshireu) poštu dobiva preko Roystona (u Hertfordshireu) - tako da određivanje okruga na adresi ne mora nužno nikome pomoći.
Kako bi izbjegao zabunu, pošta je prestala koristiti županije na adresama davne 1996. godine, oslanjajući se na podatke o poštanskom broju - a do 2016. planira ukloniti imena okruga iz datoteke s zamjenskim podacima dodatnih podataka o adresi. Dakle, ako županiju dodate na adresu Ujedinjenog Kraljevstva, ona će jednostavno biti zanemarena.
